Nowoczesna księgowość a usprawnienia funkcjonowania firmy

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą i jednocześnie będąca płatnikiem VAT ma obowiązek wystawiania faktur, czyli szczególnych dokumentów sprzedaży potwierdzających transakcję. Jest to bardzo ważny rachunek, ponieważ od jego treści zależy ile podatku zapłaci sprzedawca oraz ile podatku może sobie odliczyć nabywca. W prowadzeniu firmy faktury VAT występują na porządku dziennym, dlatego tak ważną i pożądaną czynnością jest maksymalne uproszczenie czynności z nimi związanych.

W tym celu wiele firm posługuje się fakturami w wersji online, przesyłanymi bezpośrednio na pocztę elektroniczną. Odejście od tradycyjnej metody fakturowania daje możliwość przede wszystkim łatwiejszego przechowywania plików- archiwizacja faktur możliwa jest na dysku komputera lub innych nośnikach zewnętrznych, dzięki temu przechowywanie dokumentów w ogromnych ilościach segregatorów nie jest już konieczne. Wiąże się to również z wyraźną redukcją kosztów, gdyż wartość wysyłki i wydruku tradycyjnej faktury wynosi od 1,5 do 8 zł w zależności od szacunków.

Bardzo istotnym aspektem jest również fakt, iż zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury online są uznawane i tak samo ważne jak tradycyjne papierowe faktury. Elektroniczne faktury można wystawiać za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub w specjalnie stworzonych do tego celu programach komputerowych. W chwili obecnej na rynku dostępnych jest bardzo wiele oprogramowań zarówno płatnych jak i darmowych umożliwiających fakturowanie. Wystawianie faktur w arkuszu kalkulacyjnym jest jednak pracochłonne i istnieje możliwość łatwiejszego popełnienia błędu.

Dużo wygodniej jest sięgnąć po program, który jest przeznaczony i przede wszystkim przystosowany do fakturowania. Do wyboru są dwie możliwości pierwsza z nich to programy wymagające zainstalowania na dysku komputera, które przeważnie wymagają wykupienia licencji, zaś drugą możliwością są programy online. Te natomiast wymagają dostępu do internetu i w dużej mierze wersje darmowe są ograniczone do wystawienia kilu faktur miesięcznie.

Wybór metody jest więc uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa, ilości wystawianych faktur i preferencji osób wystawiających faktury. Każda metoda ma swoje plusy i minusy, jednak warto podążać za duchem czasu i w znaczący sposób usprawniać funkcjonowanie firmy.